Privacyverklaring en Cookiebeleid

Laatste aanpassing: 4 januari 2022

Plankenkoorts vzw is een toneelvereniging voor jongeren en volwassenen, met haar zetel in Bloemenveld 95, 1930 Zaventem. Wij hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en zorgen dat uw privacy wordt gerespecteerd.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij daarmee omgaan. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Plankenkoorts vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
• de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Plankenkoorts vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Plankenkoorts vzw
Bloemenveld 95
1930 Zaventem
[email protected]

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Plankenkoorts vzw onderscheidt deze concepten:

• de publieke website, toegankelijk voor alle internetgebruikers;
• het ledenplatform, een paswoord-beveiligd on-line webplatform dat enkel toegankelijk is voor geregistreerde gebruikers;
• de gebruikers: (oud-)leden, monitoren en medewerkers, met een gebruikersnaam en een paswoord.

Uw persoonsgegevens worden door Plankenkoorts vzw verwerkt ten behoeve van volgende doeleinden en rechtsgronden:

Voor bezoekers van de publieke website

• Om te informeren over de werking en de activiteiten van Plankenkoorts;
• om te kunnen registreren en/of kaarten te bestellen voor activiteiten van Plankenkoorts;
• om betalingen af te handelen;
• om verjaardagen van de leden te tonen op de website;
• om nieuwe leden de mogelijkheid te bieden een account aan te maken;
• om foto's en videomateriaal te tonen op de website.

Voor gebruikers van het ledenplatform

Bovenstaande doeleinden en rechtsgronden, alsook:

• het versturen van nieuwsbrieven, korte berichten en uitnodigingen voor repetities/andere activiteiten/optredens via e-mail, SMS of berichtendiensten (bv. WhatsApp of Facebook Messenger);
• het bekomen van subsidiëring door de overheid;
• het sturen van verjaardagswensen;
• het beheren van hun persoonsgegevens via het paswoord beveiligde Ledenplatform;
• het aansluiten bij Open Doek;
• het afsluiten van een verzekering bij KBC Verzekeringen via Open Doek.

Voor bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslagen, verzamelen of verwerken:

Plankenkoorts vzw verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Van bezoekers van de publieke website

• ip adres
• persoonlijk identiteitsgegevens: naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer

Van gebruikers van het ledenplatform

Bovenstaande persoonsgegevens, alsook:

• persoonlijk identiteitsgegevens: identiteitskaartnummer, rekeningnummer, nationaliteit;
• persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum;
• familiale kenmerken: samenstelling gezin, woonsituatie, wie mag kinderen komen ophalen, verantwoordelijke voor het kind, naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres ouders, gegevens contactpersoon in noodsituaties;
• medische info die invloed kan hebben op de deelname aan repetities/activiteiten/weekends/optredens;
• lidmaatschap van de verschillende groepen van Plankenkoorts;
• (tijds)registratie van aanwezigheid op activiteiten.

Van monitoren en medewerkers via het ledenplatform

Bovenstaande persoonsgegevens, alsook:

• uittreksel van strafregister, Model 2;
• opleidingen en vormingen;
• beroep en betrekking.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking aan Derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• het produceren van webstatistieken: Google Analystics en Statcounter;
• het verzorgen van de internetomgeving (webhosting van publieke website en het Ledenplatform): Make IT Work (http://www.makeitwork.be);
• logies formaliteiten weekends (bv. De Nekker);
• verzekeringen: KBC Verzekeringen (via Open Doek);
• aansluiting bij een overkoepelende vakorganisatie: Open Doek (http://www.opendoek.be).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken.

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen die jonger zijn dan 16 jaar indien daarvoor uitdrukkelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Plankenkoorts vzw streeft ernaar om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Bezoekers van de publieke website

Na 1 jaar wordt enkel samengevatte informatie bewaard.

Gebruikers van het ledenplatform

Plankenkoorts vzw bewaart persoonsgegevens van alle gebruikers in de database van het Ledenplatform.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Plankenkoorts vzw gebruikt alleen technische en functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy.

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Beveiliging van gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Plankenkoorts vzw van uw persoonsegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
• Daarnaast wordt jouw bezoek aan onze website beveiligd door een SSL certificaat. Dit betekent dat jouw verbinding met de website beveiligd is.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Elke gebruiker kan dit doen via het paswoord-beveiligde Ledenplatform. Lukt dit niet? Eerder in dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen.

U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website https://www.plankenkoortsers.be. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

Wijziging Privacy Statement

Plankenkoorts vzw kan zijn privacy statement wijzigen. Van een eventuele wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.

Bijlage: Maken en publiceren van beeld- of geluidsopnames

We publiceren geregeld beeld- of geluidsopnames van onze leden, monitoren, medewerkers en publiek op onze website, Facebookpagina, Instagrampagina, WhatsApp groep(en), e-mails of in folders. Daarnaast kunnen we deze opnames vertonen in reclame- of andere filmvoorstellingen.

Met die opnames willen we geïnteresseerden op een leuke manier informeren over onze werking en activiteiten. De personen die de opnames maken, doen dat steeds met respect voor wie op die beelden staat. We letten erop dat de opnames niet aanstootgevend zijn. 

Door je te registreren geef je hiervoor toestemming voor het maken en publiceren van die beeld- of geluidsopnames. Enkel indien we de beeld- of geluidsopnames voor een ander doel gebruiken dan we eerder aan jou hebben gevraagd, vragen we opnieuw je toestemming. Je kunt je toestemming altijd intrekken. Je kunt daarvoor contact opnemen met ons.

We wijzen erop dat die privacyregels ook voor jou als ouder en lid gelden. Je mag je beeld- of geluidsopnamen waarop leden, monitoren, medewerkers of andere personen herkenbaar zijn, niet publiceren of doorsturen tenzij je de uitdrukkelijke toestemming hebt van alle betrokkenen.

Bijlage: Extra informatie over Statcounter (Engels)

Statcounter is an online service which helps us to understand our visitors; for example, how visitors find our website, how long they spend on our site, which web pages they are most interested in etc. We use Statcounter because better understanding how visitors are interacting with our website helps us to improve the content, design and functionality of our site. This allows us to offer a better online experience to our visitors.

Statcounter uses cookies and other technologies to collect data on visitors and visitor activity on our website. This data includes:

• Time and date of visit (this can help us to identify and plan for busy periods on our website)
• IP address (this is a numerical label assigned to a device by an Internet Service Provider to enable the device to access the internet)
• Browser and Operating System (this can help us to make sure that our website functions correctly in the browsers/operating systems used to access our site)
• Device Information e.g. device type and screen size (this can help us to make sure that our website functions correctly in the devices used to access our site)
• Referring Data e.g. a search engine link (this can help us to understand which search engines are helping visitors to find our website)

Furthermore, when you visit our website a Statcounter cookie (called 'is_unique') may be placed in your browser. This cookie is used only to determine whether you are a first-time or returning visitor and to estimate unique visits to the site.

You can learn more about cookies from Statcounter and set your browser to refuse same here: http://statcounter.com/about/set-refusal-cookie

For further details, please see the Statcounter privacy policy the: https://statcounter.com/about/legal/#privacy